Zu Beginn des Prozesses bilden die Initiant/innen der Erstellung oder Erneuerung des Altersleitbildes ein Projektteam. Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden verteilt und die Rolle der Gemeinde(n) definiert. Das Ziel wird so formuliert, dass das Verständnis von Alterspolitik als Querschnittsaufgabe klar ersichtlich ist und sich alle Ressorts einer Gemeinde davon angesprochen fühlen.

In der Phase Bestandesaufnahme wird die aktuelle Alterspolitik und Altersfreundlichkeit der Gemeinde aus verschiedenen Perspektiven beurteilt. Die Situation in der Gemeinde wird mit allgemeinen gesellschaftlichen Trends und der Bevölkerungsprognose für die nächsten Jahrzehnte abgeglichen.

In dieser zentralen Phase werden aus den Erkenntnissen der Bestandesaufnahme Ziele und Massnahmen abgeleitet, die in einem festgelegten Zeithorizont (5–10 Jahre) umgesetzt werden sollen. Die notwendigen Ressourcen und die Verantwortlichkeiten werden definiert.

Die Ergebnisse aus den ersten drei Schritten werden im Altersleitbild schriftlich festgehalten. Das Altersleitbild macht die Ausrichtung der Alterspolitik in der Gemeinde für alle sicht- und nachvollziehbar.

Die Umsetzungsphase ist die zeitlich längste Phase. Die beschlossenen Massnahmen werden gemäss ihrer zeitlichen Priorisierung umgesetzt. Es wird regelmässig überprüft, ob die Umsetzung zeitlich und in Bezug auf die verfügbaren Ressourcen planmässig verläuft. Stakeholder und die breite Bevölkerung werden über erreichte Ziele informiert.

In der periodischen und der Schlussevaluation werden Erfolge und Hindernisse des gesamten Prozesses kritisch analysiert. Die Lehren dienen der Optimierung des Prozesses beim erneuten Durchlaufen, d.h. bei der Erneuerung des Altersleitbildes.